会議の英会話(会議開催、リスケ、アジェンダ確認、クロージングなど)

今回のテーマ

今回はビジネス向けの内容です。10個の会話例の後にいくつか単語の説明を載せています。参考にしてみてください。

Skit 1: Initial Meeting Request

English:

• John: Hi Sarah, I hope you’re doing well. I was wondering if we could set up a meeting next week to discuss the new project. Would Wednesday at 2 PM work for you?
• Sarah: Hi John, I’m doing great, thanks! Wednesday at 2 PM works for me. I’ll send over a calendar invite shortly.

Japanese:

• ジョン: サラ、こんにちは。お元気ですか？来週、新しいプロジェクトについて話し合うために会議を設定できるかと思っているのですが、水曜日の午後2時はどうですか？
• サラ: こんにちは、ジョン。私は元気です、ありがとう！水曜日の午後2時は大丈夫です。すぐにカレンダーの招待を送りますね。

Skit 2: Rescheduling the Meeting

English:

• Sarah: Hi John, I’m sorry, but something has come up on Wednesday. Can we reschedule our meeting for Thursday at the same time?
• John: No problem, Sarah. Thursday at 2 PM works just fine. I’ll update the calendar invite.

Japanese:

• サラ: ジョン、こんにちは。すみませんが、水曜日に予定が入ってしまいました。木曜日の同じ時間に会議をリスケジュールできますか？
• ジョン: 大丈夫ですよ、サラ。木曜日の午後2時で問題ありません。カレンダーの招待を更新しますね。

Skit 3: Confirming the Agenda

English:

• John: Sarah, before our meeting, I wanted to confirm the agenda. We’ll be discussing the new project timeline and budget, correct?
• Sarah: Yes, that’s right, John. I’ll also bring up a few ideas for the project’s marketing strategy.

Japanese:

• ジョン: サラ、会議の前に議題を確認したいと思います。新しいプロジェクトのタイムラインと予算について話し合う予定ですよね？
• サラ: はい、そうです、ジョン。私はまた、プロジェクトのマーケティング戦略についてのいくつかのアイデアを提案します。

Skit 4: Adding a Participant

English:

• Sarah: Hi John, do you mind if I invite Emily from the marketing team to our meeting? She has some valuable insights on the project.
• John: That sounds great, Sarah. The more perspectives, the better. I’ll adjust the meeting invite.

Japanese:

• サラ: ジョン、こんにちは。マーケティングチームのエミリーを会議に招待してもいいですか？彼女はプロジェクトに関する貴重な見解を持っています。
• ジョン: それは素晴らしいですね、サラ。多くの視点があった方が良いです。会議の招待を調整します。

Skit 5: Sending a Meeting Reminder

English:

• John: Hi Sarah, just a quick reminder about our meeting tomorrow at 2 PM. Looking forward to our discussion.
• Sarah: Thanks for the reminder, John. I’m looking forward to it as well.

Japanese:

• ジョン: サラ、こんにちは。明日の午後2時の会議についての簡単なリマインダーです。お話を楽しみにしています。
• サラ: リマインダーありがとうございます、ジョン。私も楽しみにしています。

Skit 6: Postponing the Meeting Due to an Emergency

English:

• Sarah: John, I’m really sorry, but I have to postpone our meeting. I’ve had an emergency come up. Can we move it to Friday?
• John: I’m sorry to hear that, Sarah. I hope everything is okay. Friday at 2 PM works for me.

Japanese:

• サラ: ジョン、本当に申し訳ないのですが、会議を延期しなければなりません。緊急事態が発生しました。金曜日に移せますか？
• ジョン: それは大変ですね、サラ。大丈夫ですか？金曜日の午後2時で大丈夫です。

Skit 7: Discussing the Meeting Venue

English:

• John: Hi Sarah, do you prefer to have the meeting at the office, or should we do it over Zoom?
• Sarah: Hi John, I think a Zoom meeting would be more convenient for everyone. Let’s go with that.

Japanese:

• ジョン: サラ、こんにちは。オフィスで会議を行うのがいいですか、それともZoomでやる方がいいですか？
• サラ: こんにちは、ジョン。Zoomの会議の方が皆にとって便利だと思います。それでいきましょう。

Skit 8: Confirming the Meeting Time

English:

• John: Sarah, I just wanted to double-check that we’re still on for 2 PM tomorrow.
• Sarah: Yes, John, 2 PM is still good. See you then.

Japanese:

• ジョン: サラ、念のため明日の午後2時の予定は変わりないか確認したいです。
• サラ: はい、ジョン。午後2時で問題ありません。また明日。

Skit 9: Asking for Meeting Materials

English:

• Sarah: John, could you please send me the documents we’ll be discussing before our meeting tomorrow?
• John: Sure thing, Sarah. I’ll send them over by the end of the day.

Japanese:

• サラ: ジョン、明日の会議で議論する資料を事前に送ってもらえますか？
• ジョン: もちろんです、サラ。今日中に送ります。

Skit 10: Closing the Meeting

English:

• John: Thanks for your time today, Sarah. I think we made some good progress.
• Sarah: Thank you, John. I agree, it was a productive meeting. Let’s touch base again next week.

Japanese:

• ジョン: 今日はお時間をいただきありがとうございます、サラ。良い進展があったと思います。
• サラ: ありがとう、ジョン。私も同感です。生産的な会議でしたね。また来週連絡を取りましょう。

Important Vocabulary

• Agenda: 議題
• Reschedule: リスケジュール、予定変更
• Venue: 場所、会場
• Postpone: 延期する
• Marketing strategy: マーケティング戦略
• Calendar invite: カレンダーの招待
• Perspective: 視点、見解
• Touch base: 連絡を取る、再確認する

U.S. Cultural Differences and Background

アメリカは個人主義、日本は職場主義みたいな感じでしょうか。それらに優劣はなく、どちらのモードも使い分けできるのが良いのかもしれません。

1. 会議の目的とアプローチ

アメリカ:

• アメリカの会議は、具体的な目的や目標を達成するために行われることが多く、議題にすぐに取り掛かることが一般的です。参加者は意見を積極的に述べ、効率的に議論を進めようとします。
• 議論は直接的で、異なる意見をぶつけ合うことが奨励されます。これによって、より良いアイデアが生まれると考えられています。

日本:

• 日本の会議は、意思決定のプロセスの一環として、全員の意見を慎重に集めることに重点が置かれることが多いです。議論は慎重に進められ、コンセンサス（合意形成）を重視します。
• 異なる意見を表に出すことは、時に控えられる傾向があり、他者と対立することを避けるため、間接的な表現が好まれることがあります。

2. 会議の進行スタイル

アメリカ:

• 会議の進行は通常、議長やリーダーが主導し、時間管理が厳格に行われます。議題ごとに時間が割り当てられ、予定時間内に結論が出されることが期待されます。
• 決定が迅速に行われ、その場で次のステップが決まることが多いです。

日本:

• 日本の会議では、進行はより柔軟であり、全員が意見を述べる機会が設けられます。時間がかかることもありますが、各参加者の意見を尊重するための時間とされます。
• 会議中にすぐに決定が下されることは少なく、会議後にさらに検討されることが多いです。

3. コミュニケーションスタイル

アメリカ:

• アメリカでは、参加者が率直に意見を述べることが求められます。質問やフィードバックも積極的に行われます。
• 議論はオープンであり、リーダーシップを取ることが推奨されるため、個々の意見が重視されます。

日本:

• 日本の会議では、他者の意見を尊重しながら発言することが重要視されます。質問やフィードバックも、控えめに行われることが多いです。
• 集団の調和を保つことが重視されるため、個々の意見よりも全体の合意が優先されます。

4. 会議の結果とフォローアップ

アメリカ:

• 会議の終了後、次のステップや担当者が明確にされ、フォローアップも迅速に行われます。
• 結果はすぐに共有され、次の行動に移るスピード感が求められます。

日本:

• 日本では、会議の結果について詳細な報告書が作成されることが多く、次のステップが慎重に計画されます。
• フォローアップも慎重に行われ、各ステークホルダーの確認が得られてから次に進むことが一般的です。